المبادئ الأساسية لنظام المعلومات Les principes de base du système d'information

المبادء،الاساسية،لنظام،المعلومات،النظام،مكوناته،تعريف،مفهوم،الجزائر،2015،2014،2016،عناصر،المدخلات،inputs،معلومات،مرتدة،Feed،مخرجات،back،تشغيل،information،تام،الرقابة،خصائص،المعلومة،الدقة،توقيت،مناسب،الايجار،قرار،قرارات،اتخاذ،بدائل،حل،حلول،تكامل،المنشأ،حقل،حقول،تقرير،تقارير،مفهوم،تعريف،krober،الانظمة،الوظيفية،الموارد،البشرية،تسيير،رقابة،الانتاج،سلع،التمويل،التسويقي،المعلومات،syteme ،حيوي،marketing

المبادئ الأساسية لنظام المعلومات :

         أصبحت نظم المعلومات ضرورة حيوية لكل منظمات الأعمال العامة و الخاصة .

 و كذلك المؤسسات و الأجهزة الحكومية ، و لقد زادت أهمية نظم المعلومات في الآونة الأخيرة نتيجة للتعقد المتزايد في مهام إدارة المنظمات .

مفهوم النظام و مكوناته :

     تتعدد التعاريف الخاصة بالنظم ،من حيث الألفاظ المستخدمة، و لكنها تتفق من حيث المعنى و يتضح دلك من خلال التعاريف الخاصة بالنظام و التي تبرز مكوناته .

   تعريف النظام :

لقد عرفت سونيا محمد البكري النظام ( أنه مجموعة من العناصر المرتبطة التي تعمل معا لتحقيق هدف محدد)

أما عبد الرحمان الصباح عرف النظام ( أنه مجموعة أجزاء أو عناصر أو أقسام ،ترتبط مع بعضها البعض بغرض أداء أهداف معينة و دلك عن طريق تحويل المدخلات إلى مخرجات)

في حين يعرفه سليم إبراهيم الحسنية ( النظام هو مجموعة من العناصر و الأجزاء التي تتكامل مع بعضها و تحكمها علاقات و آليات عمل معينة و في نطاق محدد بقصد تحقيق هدف

معين )

و نجد كمال الدين الدهراوي يعرف النظام طبقا لمدخل النظم (أنه مجموعة من الأجزاء التي ترتبط ببعضها، و مع البيئة المحيطة و هذه الأجزاء تعمل كمجموعة واحدة من أجل تحقيق أهداف النظام ).

بالرغم من كثرة التعاريف و تعددها إلا أنها تنصب في معين واحد و تشترك في النقاط التالية:

·    النظام يتكون من مجموعة أجزاء و علاقات متبادلة

·       أن يكون بين هده الأجزاء علاقات متبادلة أو متداخلة أو معتمدة ببعضها البعض .

·       أنها تعمل معا في سبيل تحقيق هدف مشترك .

2.1     -مكونات النظام:     

يمكن تلخيص مكونات النظام في ثلاثة مراحلى حيث تاتي المدخلات (inputs ) اولا ثم لعدها العمليات (process ) و اخيرا المخرجات (Out puts)

و لكي تكون هناك وسيلة لإظهار و التأكد من أداء النظام بطريقة سليمة لابد من إضافة عنصر رابع إلى عناصر النظام و هو الرقابة ، من خلال المعلومات المرتدة (Feed back  information) و سنشرح هذا بايجاز:

1-            المدخلات :

مدخلات النظام تتمثل في القوة الدافعة و الوقود اللازم لتشغيل النظام، و هذه المدخلات يحددها الهدف النهائي للنظام . و قد تكون هذه المدخلات ممثلة في مواد أولية، عمالة ،رأس مال ، معلومات ،أو أي شيء يحصل عليه النظام من البيئة المحيطة أو من نظم أخرى .

2    - عمليات ( التشغيل ):

التشغيل هي العملية التي يتم بواسطتها تحويا المدخلات إلى مخرجات قابلة للاستعمال. و التشغيل بهدا يمثل تفاعل كل العوامل داخل النظام .

3   - المخرجات :

هي الناتج النهائي من النظام و تكون هذه المخرجات في صورة منتج ،أو خدمة للمستهلك ،أو معلومات تستخدم في اتخاذ القرارات ،أو تستخدم كبيانات لنظام معلومات أخرى .

4     -المعلومات المرتدة :

و تمثل المعلومات التي تمكن من اتخاذ الإجراءات التصحيحية و مراجعة خططها حتى يتأكد من تحقيق الأهداف بطريقة كفئة و مناسبة ،و كما سبق وضعها في عملية التخطيط مع أخذ طبيعة الظروف البيئية المتغيرة و تأثيرها على خطط و عمليات و أهداف النظام .

5     -الرقابة :

وظيفة الرقابة الإيجابية تحقق من خلال عملية الرقابة المانعة و الوقائية و العلاجية ، أي الرقابة السابقة لعملية التنفيذ الفعلي من خلال عملية المتابعة النهائية على عناصر المخرجات ،و نشير في الأخير إلى انه إذا ترك النظام لممارسة عملياته دون الأخذ بعين الاعتبار البيئة التي يعمل فيها سوف يؤدي إلى عدم استمراره  .

مفهزم المعلومات و خصائصها :

1.2 - تعريف المعلومة :

إن مصطلح المعلومة information في الاستخدام العام يشير إلى الحقائق و الآراء و الأحداث

و العمليات المتبادلة في الحياة العامة، حيث يطلق على ما بتبادله من الناس من أخبار و آراء

و حقائق مصطلح معلومات، و يجب أن تكون المعلومات منظمة منطقيا لتشير إلى شكل من أشكال المعرفة أو الخبرة . اشتقت كلمة معلومات بالأجنبية information  من الأصل اللاتيني الذي كان يعني" تعليم المعرفة و نقلها" .

و منه يعرف إسماعيل السيد المعلومة (  هي البيانات التي تم إعدادها لتصبح في شكل أكثر نفعا للفرد مستقبلا، و التي لها قيمة مدركة في الاستخدام الحالي، أو المتوقع أو في القرارات التي تم اتخاذها)

كما تعرفها سونيا محمد البكري المعلومة (هي نتائج عمليات نماذج التكوين، التنظيم ،أو تحويل البيانات بطريقة تؤدي إلى زيادة مستوى المعرفة للمستقبل)

أما لو كاس lucas يعرف المعلومة (بأنها تعبر عن حقيقة أو ملاحظة أو إدراك أو أي شيء محسوس، أو غير محسوس، يستخدم في تقليل عدم التأكد بالنسبة لحالة أو حدث معين، و يضيف إلى معرفة الفرد أو الجماعة )

في حين يعرفها سليم إبراهيم الحسينة (المعلومات هي البيانات التي خضعت للمعالجة و التحليل

و التفسير بهدف استخراج المقارنات و المؤشرات و العلاقات التي تربط الحقائق و الأفكار

 و الظواهر ببعضها البعض)

و قبل التطرق إلى خصائص المعلومات، يجب التمييز بين المعلومات و البيانات، حيث أن هده الأخيرة هي بمثابة المادة الخام التي تشتق منها المعلومات، فهي تمثل الأشياء و الحقائق و الأفكار

 و الآراء و الأحداث و العمليات التي يتم تشغيلها .

أما المعلومات فهي المخرجات الناتجة عن تشغيل البيانات ،و هذا ما أكده تعريف شيلي و كاشمان shelly et cashman البيانات ( أنها تمثيل لحقائق أو مبادئ أو تعليمات في شكل رسمي مناسب للاتصال و التفسير و التشغيل بواسطة الأفراد أو الآلات الأتوماتيكية )

2.2 - خصائص المعلومات :

حتى تؤدي المعلومات الدور المنوط بها و تحقق مكانتها في المؤسسة يجب أن تتميز بخصائص معينة تساهم في الوصول إلى الكفاءة و الفعالية، و سنذكر أهم الخصائص التي لها علاقة بالمعلومات .

v  الدقة :

       تصف ما إذا كان تمثيل المعلومات للموقف أو الحدث كما هو في حقيقته، مما يساعد على الإلمام بكل الأمور أثناء اتخاذ القرار .

v  التوقيت المناسب :

      تعتبر هذه الخاصية من أهم الخصائص التي يسعى من أجلها نظام المعلومات لتحقيقها قصد السماح للمستخدم باستغلال المعلومات في وقتها المحدد لأن تأخرها قد يؤدي إلى تخفيض منفعتها .

v  الإيجاز:

      إن كثرة المعلومات تساعد متخذ القرار في إيجاد البدائل أو الحلول، و لكن من الممكن أن تخلط المعلومات المفيدة مع المعلومات عديمة الفائدة ،و لهذا من الضروري أن تتصف المعلومات بالإيجاز و هدا بتقديم المعلومات على حسب احتياجات اتخاذ القرار .

v  التكامل:

بمعنى أن الإدارة لا يجب أن تكتفي بحصولها على المعلومات بسرعة و بدقة و في الوقت المناسب، و إنما يجب أن تكون متفطنة لأي نقص في هذه المعلومات ،حيث أن المعلومات التي تكون في تقارير منفصلة و في أوقات مختلفة يكون من الصعب تجميعها سويا لتحقيق التكامل بينها.

v  المنشأ :

     منشأ المعلومات نقصد به المصدر الذي استلمت منه ،و على كل نميز بين مصدرين للمعلومات، مصدر داخلي هو المنظمة ،و مصدر خارجي و هو البيئة الخارجية .

مفهوم نظام المعلومات و أهميته

     بعد تعرضنا لكل من النظام و المعلومات كل على حدى، سوف نتعرض لنظام المعلومات في حد ذاته، و التطرق إلى أهميته و ذلك نظرا للثورة العظمي التي حدثت في نظم المعلومات و التي أدت إلى اكتشاف الوسائل و الأدوات لتسجيل المعرفة و الخبرة الإنسانية .

1.3- تعريف نظام المعلومات:

إن اختلاف تعريف نظام المعلومات راجع إلى اختلاف الخلفية العملية و العلمية لمقدميها فنجد عبد الرحمان الصباح عرف نظام المعلومات ( على أنه نظام متكامل من العنصر البشري و الآلات، و يهدف إلى تقديم معلومات لدعم عمليات اتخاذ القرارات في المؤسسة و يستخدم النظام في ذلك أجهزة و برمجيات الحاسب الآلي و الإجراءات اليدوية و نماذج اتخاذ القرار و قواعــــد

 البيانات )

في حين يعرفه كر وبر krober  بطريقة مختصرة أنه ( عبارة عن أجهزة و برمجيات الكومبيوتر

و إجراءات و أفراد  )

كما نجد تعريف سليم إبراهيم الحسينة لنظام المعلومات ( هو مجموعة من الأفراد و التجهيزات

 و الإجراءات و البرمجيات و قواعد البيانات تعمل يدويا أو ميكانيكيا أو آليا على جمع المعلومات و تخزينها و معالجتها و من ثم بثها للمستفيد )

من خلال التعاريف السابقة يمكن أن يعرف نظام المعلومات على أنه نظام متكامل يتكون من أفراد و معدات و آلات يضمن تبادل المعلومات داخل المنظمة و يربط المنظمة ببيئتها الخارجية كما يزود صانعي القرار بالمعلومات الضرورية اللازمة لذلك .

2.3- أهمية نظام المعلومات :

أصبحت نظم المعلومة هامة وضرورية جدا لكل منظمات الأعمال و المؤسسات الحكومية بفعل الحقائق التالية:

·       ازدياد التعقيد في مهام إدارة المنظمات، دلك التعقيد الناجم عن تأثر منظمات الأعمال بالمتغيرات البيئية من سياسية، ثقافية، اقتصادية ....الخ سواء على الصعيد المحلي أو الدولي

·       مواصلة التطورات التكنولوجية في أساليب و أدوات الإنتاج، و أيضا في أساليب ووسائل الاتصال و نقل المعلومات .

·       زيادة حدة المنافسة بين الشركات و المنظمات الكبرى الوطنية منها والدولية، مما استدعى المديرين إلى وجوب مواجهة منافسيهم   من حيث سرعة اتخاذ القرارات و حل المشكلات و استشعار مجالات أداء منظماتهم ،كالتعرف على الفرص التسويقية و التهديدات البيئية الحالية المحتملة .

·       تزايد نفوذ المعرفة و المعلومات بالنسبة لمختلف المنظمات .

·       تطوير شبكات الاتصال و المعالجات الدقيقة المبنية على استخدام الحاسب الآلي.

·       تغير مفهوم وقيمة المعلومات حيث كان ينظر في السابق للمعلومات على أنها عبء في حين أصبح ينظر إليها اليوم على أنها مورد استراتيجي

·       تغير أدوار مديري المنظمات من حيث استخدامهم لتكنولوجيا المعلومات و البرمجيات  

    إذن فالتحدي الذي تواجهه المنظمات حاليا، يمكن في كيفية الاستخدام و الاستفادة من تكنولوجيا المعلومات ،من أجل تصميم نظم معلومات تمكنها من المنافسة و من ملاحقة التغيرات البيئية، و تحقيق الكفاءة الإنتاجية .

الأنظمة الوظيفية لنظام المعلومات

     إن للمنظمة عدة وظائف متكاملة و منسجمة فيما بينها ،و هذا التكامل و الانسجام لا يمكن أن يوجد إلا بتوفر نظام معلومات وظيفي خاص بكل وظيفة، يضمن التسيير والمراقبة  الحسنة. ومن بين هذه الأنظمة الوظيفية نجد.

1-4- نظام معلومات الموارد البشرية :

يعتبر المورد البشري أثمن رأسمال في المنظمة، لذلك فهو يفرض على المنظمة الإلمام بمختلف المعلومات المتعلقة باليد العاملة، هذه المعلومات تضمن للمنظمة التنظيم و التخطيط المحكم لها من حيث تدريبهم و تحفيزهم بهدف تحقيق أداء عال متميز .

2-4 -نظام معلومات الإنتاج :

تختص وظيفة الإنتاج بتحويل مجموعة من المدخلات إلى مجموعة من المخرجات في شكل سلع و خدمات، و تشمل وظيفة الإنتاج عددا من الوظائف الفنية و الإنتاجية الفرعية، حيث يعمل نظام معلومات الإنتاج على تصميم المنتج و تخطيط و تنفيذ العمليات اللازمة لانتاجه فعلا، و مراقبة عمليات الإنتاج و الإنتاجية و جودة المنتجات .

3-4 - نظام معلومات التمويل:

يعد المجال المالي من أحد المجالات الوظيفية المهمة في المنظمة ،فوظيفة التمويل مسؤولة عن حسن أداء إدارة التدفقات المالية من المنظمة و إليها، و يعتبر نظام معلومات التمويل هو المسؤول عن تزويد الإدارة المالية و الإدارة العليا و غيرها من الأنظمة ذات العلاقة بالبيانات

و المعلومات و الحقائق المتنوعة عن النشاطات المالية للمنظمة التي يحتاجونها لمساعدتهم على اتخاذ القرارات المالية المناسبة .

4-4 - نظام المعلومات التسويقي :

يعتبر نظام المعلومات التسويقي sim أي (syteme d information marketing) أحد أهم نظم المعلومات الوظيفية وتواجده في المنظمة أمر ضروري و حيوي باعتباره نظام يربط المنظمة ببيئتها الخارجية ،و هذا ما سوف نوضحه لاحقا كون هذا النظام هو جوهر دراستنا .

المراجع:

سونيا محمد البكري ( نظم المعلومات الإدارية  ) الإسكندرية ، دار الإشعاع ، 1997.

سليم إبراهيم الحسنية  (نظم المعلومات الإدارية ) الأردن ، مؤسسة الوراق للنشر و التوزيع ،1998.

كمال الدين الدهراوي ( نظم المعلومات المحاسبية ) الإسكندرية ، الدار الجامعية ، طبع نشر توزيع ، 1998.

إسماعيل السيد( نظم المعلومات لاتخاذ  القرارات الإدارية ) الإسكندرية المكتب العربي الحديث .