المعلومات والبيانـات في المؤسسات و المنظمات Information and data on institutions and organizations

المعلومات والبيانـات في المؤسسات و المنظمات

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته اخواني اخواتي الكرام متتبعي مدونة لمتخصص

Www.ecomedfot.blogspot.com

و مدونة قناة المتخصص

http://netspeker.blogspot.com/

اهلا و سهلا بكم زوار و متتبعي مدونة المتخصص في هذا الشرح الجديد الذي يخص

المعلومات والبيانـات في المؤسسات و المنظمات  Information and data on institutions and organizations

اخي الكريم لا تنسى ان تضع تعليقك اسفل الموضوع اذا اعجبك هذا الموضوع ....

هذا الشرح مقدم اليكم بشكل حصري على مدونة المتخصص ...........

سنبدأ بالشرح و ما عليك الا قليل من التركيز فقط ، فالامر ليس بالصعب بل يتطلب قليل من الفهم و التركيز.....

لهذا تابع معنا شرح كيف ندرج هذه القائمة الذكية خطوة بخطوة على مدونة المتخصص .......

سنبدأ بالشرح و ما عليك الا قليل من التركيز فقط ، فالامر ليس بالصعب بل يتطلب قليل من الفهم و التركيز.....

  

 المعلومات والبيانـات في المؤسسات و المنظمات                                       

         إن المعلومات هي مادة أي عمل أو نشاط، وعلى مدى سلامتها وتنظيمها يتوقف  النجاح في النشاط ونوعية القرارات التي تتخذ، فالقرار الرشيد هو الذي تتوفر له الاحصاءات والبيانات الضرورية التي جمعت بشكل دقيق ونظمت وحللت بحيث يمكن استخدام والاستفادة منها ولهذا الغرض قمنا في هذا المطلب بدراسة حول المعلومات وأساسياتهاحتى يتسنى لنا معرفة أهميتها.     

                         

اولا: مفاهيم عامة خاصة  بالبيـانـات :     

                                                                         

أ-  تعريف البيانات :                                                                               

            هي المادة الأولية التي تستخلص منها المعلومـات وهي بنود البطاقة الشخصية ومادة استقاء النماذج وقراءة أجهزة القياس..الخ، أي أنها الاحصاءات والحقائق التي لا يتدخل فيها الفرد المادة الخام والتي يتم تشغيلها الحصـول على المعلومات.

                                                                                                         

ب- أنواع البيانات:                                                                                 

         يمكن تقسيم أنواع البيانات وفقا للغرض الذي تستخدم فيه الى نوعين هما: 

                

wبيانات  داخلية  :                                                                                                  

 

            هي بيانات تتداول داخل المؤسسة حيث تسجل وتحلل العمليات الداخلية لها ، وتكون بصفة  متكررة و دورية مثل بيانات عن حجم النشاط اليومي .    

                               

wبيانات  خارجية  :                                                                                    

 

         بيانات تنتشر خارج المؤسسة مثل المتعاملين، حيث تقوم بوصف منتجات وخدمات المؤسسة وتأخذ أشكال نشر عديدة مثل المجلات، تقاريرمالية.

ﺟ- خصائص البيانات:                                                                            

 

         حتى تكون البيانات ذات معنى وفعالية داخل المؤسسة لا بد من توافر بعض الشروط و  الخصائص  التي  تجعلها  مؤدية  لذلك  .    

                                                               

-         الدقة من المنبع:                                                             

         أي أن البيانات تكون دقيقة في التعبيرعن الظاهرة أوالعملية والموجودات

الوضوح التام:

 أن كل رقم من كل علاقة بيانية وكل عبارة لابد أن تكون واضحة ولا غموض فيها، لأنه في بعض الأحيان يقوم بعض المسيرين كالمدراء ومتخذي  القرار باستخدام البيانات مباشرة دون معالجة.       

                                                          

-     الشمـول :                                                                                               

أن تكون البيانات ممتدة الى جميع أطراف الظاهرة أوالمرافق التي تمثلها.     

               

-     الاستمرار:                                                                                             

أن تصدر عن المؤسسة ومن خارجها بصفة مستمرة، وبذلك لاستمرار تغير الأحداث على المستوى الداخلي للمؤسسة أوعلى مستوى بيئتهاالخارجية.

-  التدفـق:                                                                                             

أن تكون البيانات متلاحقة ومتوالية وفق شكل سليم وتزداد تدفقا كلما زادت  الحاجة اليها في العمليات التشغيلية وفي الوقت المناسب. 

                                    

-         الصّـحة  :                                                                                                  

كلما زادت درجة صحة البيانات كلما زادت أهميتها في المؤسسة فوجود الأخطاء في البيانات يؤدي الى احداث الضرر في المؤسسة باتخاذ قرارات غير فعالة، لذا يجب أن تكون البيانات بعيدة عن جميع الممارسات غيرالموضوعية.

ثانيا: المعلومـات:                                                                           

        إن المعلومات أصبحت تمثل اليوم مصدرا استراتيجيا هاما على مستوى المؤسسات وذلك لما يمكن تحقيقه من قدرات وميزات في مواجهة التهديدات واكتساب قوة جديدة وتدعيم لما هو موجود للمنافسة في السوق، فترى ماذا نعني بالمعلومات وما  هي أهم المفاهيم المتصلة بها.        

                                                                    

1- تعريف المعلومات:

 

          تناول عدة باحثين في دراستهم حول المؤسسات مفاهيم وأساسيات المعلومات حيث تباينت واتفقت وجهات نظرهم في تعريفها ومن هذه التعاريف نجد تعريف " د.أحمد حسين علي حسين" المعلومات بأنها عبارة عن بيانات تم تشغيلها بطريقة معينة أدت للحصول على نتائج ذات معنى لمستخدميها.

w      ونجدDugue Mc Gerthy"  " يعرف المعلومة كما يلي: « يعبر عن حقيقة أو ملاحظة أو ادراك أو أي شيء محسوس أو غير محسوس، يستخدم في تقليل عدم التأكد بالنسبة لحالة أو حدث معين ويضيف الى معرفةالفرد أوالجماعة».

w      و" "Resean  يعرفها بأنها:« مجموعة أخبار تحمل معارف أو علما حول موضوع أو شيء معين، فالمعلومات هي عملية فعل الأخبار وتحتوي على مضمون ما يتم  الاخبار به في أن واحد قصد فهم المحيط فهما جيدا» .

ويمكن في الأخير استخلاص من كل ما جيء به من تعاريف أن المعلومات هي عبارة عن بيانات تمت معالجتها بشكل ملائم لتعطي معنى كاملا ويمكن استخدامها حاضرا ومستقبلا .

ثالثا:  خصائص المعلومات:                                                                                                                                                               

              إن تدفق المعلومات يخضع لرقابة سليمة حتى تتمكن كل ادارة من الحصول على معلومات تتوفر فيها خصائص معينة، وهذه الخصائص اضافة الى الدقة والشمول وكما عرضناه في خصائص البيانات نجد:

         

-         التوقـيت: 

لا يمكن للمؤسسة الاستفادة من درجة دقة المعلومات ما لم تتوفر في الوقت المناسب وهذا يعني أن المعلومة تكون مناسبة زمنيا لاستخدامات المستفيدين خلال دورة معالجتها والحصول عليها، فهذه الخاصية ترتبط بالزمن الذي تستغرقه دورة المعالجة  ومن أجل تحقيق هذه الخاصية فمن الضروري تقليص الوقت اللازم لهذه المعالجة.

-         الملاءمـة  :                 

صلاحية المعلومة هي الصلة الوثيقة بمقياس كيفية ملاءمة نظام المعلومات لاحتياجات المستفيذ منها بصفة جيدة، أي أن تكون المعلومة ملائمة ومطابقة لحاجة المستفيد لكونها البدائل المتاحة وهي بذلك تساعده في العمل الذي يقوم به.  

           

-         الموضوعية  :                

إن مصطلح الموضوعية يرتبط بالتعبير عن  لحقائق بدون تحريف وبعيدا عن  التحيزالشخصي،ومن ثم فان الدليل الموضوعي هو دليل غير شخصي،والموضوعية  درجات بحيث تتوقف كل درجة على قوة الاثبات كما أن الدليل المثبت لعملية معينة  قد يكون موضوعيا تماما، موضوعيا بطريقة مقنعة أو مشكوك في موضوعيته أو  غير موضوعي، لذلك فإن ضمان الموضوعية في المعلومات يعني ضمان اعتماد  قواعد غير دائمة في إعداد وتقديم هذه المعلومات .      

-         قيمة المعلومة (اقتصاديات المعلومات): 

تتوقف صلاحية نظام معالجة المعلومات على قيمة المعلومة التي يوفرها  العنصران الرئيسيين في تكوين القيمة وهما:

أ-   كمية المعلومات.

ب- تكلفة المعلومات.

أ- كمية المعلومات: 

            يمكن قياس كمية المعلومة عن طريق مجموعة من المقاييس من خلال خصائص المعلومة المذكورة سابقا، اضافة الى مقياس الحجم الذي يمكن تعريفه بأنه سعة النظام  وكمية المعلومات المتاحة للاستخدام بواسطة المستفيدين من نظام معالجة البيانات.

           ترتبط سعة النظام بامكانية وصول المعلومة أي توجد علاقة بين حجم مكان التخزين وسرعة تداول المعلومات المخزنة.

ب- تكلفة المعلومة:

          تختلف تكلفة انتاج المعلومة من مؤسسة لأخرى، وهذا سواء كانت التكلفة النسبية أو الكلية لتشغيل النظام، وهناك عدة عوامل تؤدي الى الاختلاف في التكاليف الكلية أو النسبية:

w حجم المؤسسة.

w الطبيعة أو الغرض من التنظيم.

w نمط الادارة واتجاهها.

w اختلاف طرق المحاسبة للتكاليف الخاصة بانتاج المعلومات.

« تكلفــة المعلــومة »

رابعا: مصادر المعلومات:                                                                  

         تنتج المؤسسة أشكال متعددة من البيانات يحكم نشاطها وأوضاعها الداخلية وتصنف مصادر هذه البيانات الى مصدرين اثنين: 

                                                      

داخلية و خارجية .    

                                                                                             

w      المصادرالداخلية :                                                                                    

          هذه المصادر تعطي بيانات على أساس رسمي من داخل المؤسسة ويتم تجميعها طبقا للأحداث الواقعة حقيقة، وبمجرد الحاجة الى المعلومات يتم تصميم أسلوب لجمعها واستخراج الحقائق منها، اضافة الى هذا تستقبل البيانات أيضا من  مصادر  داخلية غير رسمية، من خلال اتصالات عرضية غير نظامية ومناقشات  غير رسمية والبيانات  المجمعة وهي تستخدم لانتاج معلومات مفيدة في اتخاذ القرارات مثلا.

w      المصادرالخارجية:          

             تتشكل من المعطيات الناتجة عن المحيط الخارجي للمؤسسة وتشمل أطرافا متعددة، فالحكومة مثلا تصدر معلومات عن القوانين والسياسات الاقتصادية كما أن المؤسسات  الاعلامية تصدر معطيات في أشكال مختلفة (مكتوبة، مسموعة ومرئية) وتعد ذات  أهمية لأنها تقدم معلومات تخص الأوضاع البيئية، اضافة الى هناك مصادر أخرى  كالموردون والعملاء.

              أما التصنيف الثاني الذي يعتمده البعض في تصنيف مصادر المعطيات فهو تصنيفها الى مصادر شفهية ووثائقية. 

2- المصادر الشفهية والوثائقية:                                                           

 

            قد تكون مصادر البيانات وثائقية بمعنى أيضا مدونة أو مسجلة بطريقة ما، وقد  تكون شفهية .    

                                                                                                    

w      المصادر الشفهية:                                                                                   

تعرف على أنها المناقشات التي تجري بين العمال وكذلك اللقاءات والاجتماعات، أو أن يسأل أحد الزملاء سواء في نفس المؤسسة أو في مؤسسة أخرى، وعلى هذا  الأساس يمكن اعتبار المصادر الشفهية مصدرا داخليا من مصادر المعطيات.

w      المصادرالوثائقية:                                                                                   

          وتنقسم الى نوعين: المصادر الأولية والمصادر الثانوية .           

                           

-  المصادر الأولية:                                                                                   

تتمثل في الدوريات العملية، وقائع المؤتمرات، المطبوعات الرسمية والاحصائية، الدراسات والبحوث الميدانية وكذا الأطروحات الجامعية، وهناك أيضا القوانين والتشريعات وجميع الوثائق الادارية والمنشورات.                                                    

ومن مميزات هذه المصادر أنها وسيلة للوصول الى كثير من الناس، كما أن واضعيها يكونون  في أغلب الأحيان من الخبراء .

                                                       

-  المصادر الثانوية :                                                                                         

يمكن حصرها في القواميس والأجهزة الحكومية وكذا المطبوعات والمنشورات، من مميزات هذه المصادر أنها محددة وجاهزة، تكلفتها رخيصة نسبيا وتقدم حجما  كبيرا من المعطيات لكن يعاب عليها أنها قد لا تكون ملائمة للوقت كما أن معلوماتها غير مميزة وسواء كانت المصادر أولية أو ثانوية فهي تندرج تحت  اطار المصادر الخارجية.                                                                                               

خامسا:  طرق الحصول على المعلومات:                                              

            هناك طرق متعددة لجمع المعلومات يتم اختيار أنسب الطرق تبعا للاحتياجات ونذكر من بين هذه الطرق:      

                                                                                     

1- البحث وفحص السجلات:                                                                 

            ويتم ذلك عن طريق متابعة الخريطة التنظيمية، الملفات والتقارير ونماذجها، سجلات العمل، القرارات والشكاوى بالاضافة الى المشاكل التي سجلت حين إعداد وتنفيذ الخطط والموازنات وكذا خرائط المسارات.  

                                                

2- أسئلة الاستبيـان :                                                                         

             هي استمارة يتم ملؤها من قبل المستجوب الذي يعد سيد القرار، كونه يملأ حسب فهمه للأسئلة التي تطرح عليه ودرجة استجابته، لذلك يعتبر الاستبيان طريقة  للكشف عن الحقائق واستطلاعات الرأي وميول الأفراد، كما أنه يمثل وسيلة مناسبة وملائمة للوصول الى المنتشرين في مناطق واسعة دون أن تكون مكلفة.    

     

3- المقابلة الشخصية:                                                                          

              من أهم الطرق للحصول على المعطيات، تساعد في ملاحظة سلوك الأفراد و الجماعات و معرفة آرائهم، كما تثبت صحة المعلومات التي تم الحصول عليها من  مصادر مستقلة، وميزة هذه الوسيلة أنها مفيدة لاختبار وتقييم الصفات الشخصية.  

       

            وحتى يتم ضمان أسلوب المقابلة الشخصية يشترط 05 نقاط:   

                               

wجدول المقابلة.                                                                                                      

wالحصول على الموافقة على المقابلة.                                                                          

wضرورة توضيح الهدف منها.                                                                                     

wادارة المقابلة. 

                                                                                                     

4- الملاحظة:                                                                                                       

             تعتمد على ارسال ملاحظين لتسجيل ما يتم وقوعه أثناء العمل كاحصاءات الرقابة على الجودة، وقد تتميز هذه الملاحظات بالقصور كما قد تكون متحيزة، لكن قد تكون في أحوال أخرى نافعة وذات فائدة.   

                                   

  5- العينـات:                                                                                                       

          يأخذ محلل الأنظمة عينة من المدخلات والمخرجات أوالمواقف كعينة على  طلبات البيع، شكاوى العملاء والموظفين، أوقات توقف الآلات وعمرها الانتاجي... وتسمح العينات الاحصائية بالوصول الى نتائج تحل المشكل.  

                      

  6- الأنترنـيت:                                                                                          

          يعرف بشبكة الشبكات، وهو أحدث طريقة لجمع المعلومات، واضافة الى الخدمات   المتعددة التي توفرها الشبكة، فهو يتميز بسهولة استعماله و تكلفة الدخول اليه  منخفضة كما يوفر امكانية اتصال على المستوى العالمي.

                         

سادسا:  تصنيف المعلومات:                                                                           

               تختلف طبيعة المعلومات تبعا لأهميتها وكذا تبعا للمستوى الذي يتطلبها لذلك نجد  عدة تصانيف للمعلومات، وفي العادة نميز تصنيفين هما: 

                                       

­ المعلومات الداخلية والتي تصنف هي الأخرى الى صنفين، معلومات حسب المستوى الهرمي ومعلومات وظيفية.                                                                      

­ المعلومات الخارجية وتنقسم الى صنفين حسب نوعية المعلومات، أولية أو ثانوية.

أولا: المعلومات الداخلية :        

                                                                            

1-   التصنيف حسب المستوى الهرمي:

         تبعا لهذا التصنيف تنقسم المعلومات الى ثلاثة أنواع حسب التدرج الهرمي ولكل  مستوى حسب طبيعته نوع خاص من المعلومات لديها خصائص تميزها عن  غيرها رغم وجود بعض التداخل في الواقع العملي.

                                                                                                                         

أ- المعلومات الاستراتيجية :                                                                                     

تتواجد على مستوى الادارة العليا، وهي معلومات تدعم التخطيط الطويل المدى وتتعلق باليقظة التنافسية وأداء العملاء كما ترتبط بالتغيير والتطور البيئي والاتجاهات الاقتصادية، وهذا بالنسبة للمعلومات الخارجية، أما الداخلية الاستراتيجية، فتشمل المبيعات، التكاليف والأرباح، التنبؤ والمحاكات، وتتميز المعلومات الاستراتيجية بصفة عامة بأنها معلومات ذات مجال واسع غير محدود، معلومات غير متكررة موجهة بالدرجة الأولى الى المستقبل.

ب- المعلومات التكتيكية :                                                                                          

هي المعلومات التي يحتاجها مستوى الادارة الوسطى وفي أغلب الأحيان تكون معلومات داخلية مرتبطة بوظائف المؤسسة المختلفة كأن توضح مؤشرات الأداء العالي، مميزات الأرباح، طرق تصميم المنتجات، أما المعلومات التكتيكية  الخارجية مرتبطة بتغير الأسعار، الطلبات، التمويل وميزة هذه المعلومات أنها مشتركة بين الوظائف، ومجالها محدود نسبيا بنشاط معين اضافة الى أنها معلومات دورية وموجهة للاستغلال في الحاضر والمستقبل.

ﺟ- معلومات عملية : 

                                                                                          

 مصدرها الأساسي داخل المؤسسة وهي المعلومات التي يحتاجها المستوى الأدنى لاتخاذ القرارات التنفيذية وهي تتعلق بمتابعة عمليات الانتاج مثلا، مراقبة  المخزون المبيعات، جودة التشغيل إعداد تقارير الصيانة وغيرها من المهام  التنفيذية.

ومن أبرز خصائص هذه المعلومات أنها معلومات تفصيلية ذات مجال محصور، دورية ومتكررة وصالحة للمدى القصير.                                                                

2- التصنيف حسب الوظائف:                                                                                   

المعلومات الوظيفية هي جميع المعلومات المتعلقة بالوظائف المختلفة داخل المؤسسة من انتاج، تسويق وتوزيع وغيرها.                                                                       

فقسم الانتاج مثلا، يقدم المعلومات الخاصة بمخططات الانتاج، الاحتياجات، المخزون، الطلبات وأوقات تسليمها.                                                                       

كما يمكن أن يقدم التسويق معطيات تتعلق بمخطط المبيعات، طرق الاتصال، سياسة الاعلان والاشهار المتبعة، كيفية تحديد الأسعار، معالجة الصفقات ....

فالمعلومات الوظيفية تنتج وترتبط بكل وظيفة، اذ لا يمكن لقسم الانتاج أن يقدم معلومات عن قسم التسويق أوالموارد البشرية.

ثانيا: المعلومات الخارجية :                                                                                  

من خلال هذا التصنيف نميز بين شكلين من المعلومات :                                             

 1- المعلومات الأولية :                                                                                           

وهي المعلومات التي يتم تجميعها من طرف فئات معينة للمرة الأولى ولم يتم استخدامها من قبل وهي ليست خاصة بمستوى تنظيمي معين والتي تتعلق بانتاج الطلبيات، مواعيد الدفع ...                                                                                        

2- معلومات ثانوية :                                                                                             

وهي المعلومات التي يتم تجميعها مسبقا ثم تخزن للاستغلال عند الحاجة اليها، ويتم تخزينها في أماكن يمكن الوصول اليها، هذه المعلومات ليست أيضا متعلقة بمستوى هرمي محدد كما أنها لا تحمل خصائص معينة تميزها.

سابعا: جودة المعلومات :                    

               حتى ولو تم ارسال المعلومات بطريقة فعالة فان جودة المعلومات تتحدد بطريقة استخدامها بمعنى أن المعلومات تتحدد بقدرتها على تحفيز الفرد لاتخاذ قرار معين في موقف معين، وهناك ثلاثة عوامل تحدد درجة جودة المعلومات هي: 

                     

 - منفعة المعلومات لمتخذ القرار، درجة الرضا عن المعلومات والتحيز.     

                    

1-  منفعة المعلومات :                                                                                               

حسب " "Andrus فإن معلومة يمكن أن تقيم من زاوية المنفعة المستمدة منها:    

           

هذه المنفعة تتمثل في عنصرين هما: صحة المعلومة وسهولة استخدامها وقد قام Andrus بتحديد منافع المعلومات:  

                                                          

أ- منفعة شكلية:                                                                                                      

فكلما تطابق شكل المعلومة مع متطلبات مستخدمها كلما كانت قيمة هذه المعلومة عالية. 

                                                                               

ب- منفعة زمنية :

تكون للمعلومات قيمة كبيرة جدا  إذا توافرت عند المستخدم أو متخذ القرار- في الوقت الذي يحتاج اليها.         

                                                                                               

ﺠ -منفعة مكانية :            

تكون للمعلومـات قيمة كبيرة كذلك اذا أمكن الوصول الى اليها أو الحصـول عليها  بسهولة ولذا فان طريقة الاتصال المباشرon-line بالحاسوب تعظم كل من المنفعتين : الزمانية والمكانية للمعلومات .    

                                                                           

د- منفعة تملّك :                                                                                   

يؤثر معد المعلومات في قيمة هذه المعلومات من خلال الرقابة عليها والتي يمارسها   في عملية توزيع ونشر هذه المعلومات في أرجاء التنظيم .               

           وحيث أن الحصول على المعلومات يحتاج الى تكلفة ولذا فانه يكون أمام التنظيم بديلين:

                                                                                                  

أ- يستطيع التنظيم زيادة قيمة المعلومات من خلال زيادة درجة صحتها أو من خلال زيادة المنافع المتحصل عليها من المعلومات.                                                           

ب- تقليل التكلفة من خلال تخفيض درجة صحة المعلومات أو من خلال التقليل  من المنافع المستمدة من هذه المعلومات.

2-   درجة الرضا عن المعلومات : 

 

            عندما يكون من الصعب أن نحكم عن المدى الذي ساهمت به المعلومة في  تحسين القرار المتخذ، ومن هنا فان البديل المتخذ لقياس كفاءة المعلومات هو استخدام مقياس الرضا عن هذه المعلومات من قبل متخذ القرار، ويمكن معرفة  الرضا أو عدمه من خلال مستخدم المعلومة، فاذا كان متخذ القرار يدرك أن نظام  المعلومات الموجود لا بد أن يوفر قدرا معينا من المعلومات ووجودها فان  رضاؤه  عن النظام يتم تدعيمه أما اذا لم يجدها ووجد أن عليه أن يبحث عن هذه  المعلومات  ويجمعها بنفسه فان عدم رضاؤه عن النظام يتم تدعيمه وهناك العديد من الطرق  التي تستخدم لقياس درجة الرضا عن نظام المعلومات الادارية . 

3-   الأخطاء والتحيز :   

                                                                                    

             المدراء يفضلون ويسعون الى الحصول على جودة في المعلومات بالنظر الى كميتها فان الجودة أهم من كم المعلومات ولا شك أن هذه الجودة  تتفاوت  باختلاف الاخطاء والتحيزالموجود فيها والملاحظ هنا أن التحيز في المعلومات الذي يسبب محاولة الفرد أو الوحدة التنظيمية ممارسة حق توزيع المعلومات داخل المؤسسة بطريقة قد تؤثر سلباعلى مستقبل تلك المعلومات اذا ما استدرك الأمر بالتخلص من ذلك التحيز واجراء التعديلات اللازمة على المعلومات .

           الى جانب الأفراد فان الأخطاء تمثل مشكلة هامة لأنه لا توجد طريقة سهلة لعلاج هذه الأخطاء وعادة ما يوجد أخطاء في المعلومات نتيجة لما يلي  :

                     

أ - عملية قياس غير دقيقة للبيانات وكذلك طريقة جمع هذه البيانات. 

ب- الفشل في اتباع طريقة سليمة لاعداد البيانات في صور معلومات. 

ﺠ- فقد أجزاء من البيانات أو ترك بعضها دون تشغيل.   

د- الخطأ في عملية تسجيل البيانات.                                                               

ه- استخدام ملف خاص لحفظ المعلومات، وقد يكون الملف الخاطىء . 

و- الخطأ في البرامج المستخدمة مع الحاسوب لاعداد البيانات.       

ي- التزوير المعتمد في البيانات.

                                         

ثامنا: العمر الزمني للمعلومات:     

                      

         هذا الجزء يوضح خاصية العمر الزمني للمعلومات وذلك فيما يتعلق بترك المعلومات التي تحويها التقارير الدورية مثل: التقارير الشهرية، أو التقارير المالية  السنوية، وفي هذا الصدد هناك نوعين من البيانات:         

1- بيانات خاصة بموقف ما:

 

            وهي البيانات التي تتعلق بنقطة زمنية محددة مثل رقم المخزون في31 / 12 / ن كما هو مثبوت في الميزانيةالعمومية.

2- بيانات عن التشغيل:

           والتي تعبر عن أي تغيير في خلال فترة زمنية معينة مثل المخزون المستخدم خلال شهر أو رقم المبيعات الأسبوعي  .                                                                                                              

ولفهم المقصود بالعمر الزمني للمعلومات ينبغي معرفة مصطلحين أساسيين :    

         

أ - فاصل المعلومات الزمني:                                           

         وهو عبارة عن المسافة الزمنية بين التقارير، بالنسبة للتقارير الأسبوعية فان الفاصل الزمني أسبوع، أما بالنسبة للتقارير الشهرية فالفاصل الزمني شهر ..الخ .

               

ب - التأخير في اعداد المعلومات:                                                                        

         وهو عملية التأخير لاعداد المعلومات بين نهاية الفاصل الزمني المعلومات وصدور التقارير الجديدة للاستخدام .  

                                                     

^w        وباستخدام هذين المصطلحين يمكن حساب كل من: الحد العمري الأقصى، الحد المتوسط وكذلك الحد العمري الأدنى للمعلومات في ادارة التقارير بالمنطقة.

تاسعا:  أمن المعلومات: Information Security               

                                                     

1 – تعريـف أمن المعلومات:                    

                                                                                      

           أمن المعلومات زاوية أكاديمية هو العلم الذي يبحث في نظريات واستراتيجيات توفر الحماية للمعلومات من المخاطر التي تهددها ومن أنشطة الاعتداء عليها. ومن  زاوية تقنية، هو الوسائل والأدوات والاجراءات اللازم توفيرها لضمان حماية المعلومات من الأخطار الداخلية والخارجية، ومن زاوية قانونية، فان أمن المعلومات هو محل دراسات وتدابير حماية سرية وسلامة محتوى وتوفرالمعلومات  ومكافحة أنشطة الاعتداء عليها واستغلال نظمها في ارتكاب المخالفة، وهوهدف  تشريعات  حماية المعلومات من الأنشطة غير المشروعة التي تستهدف المعلومات ونظمها(جرائم الكمبيوتر والأنترنيت).                 

         واستخدام اصطلاح أمن المعلومات وان كان استخدامها سابقا لولادة وسائل  تكنولوجيا المعلومات، الا أنه وجد استخدامه الشائع والفعلي في نطاق أنشطة معالجة  ونقل البيانات بواسطة وسائل الاعلام الالي والاتصال، اذ مع شيوع الوسائل التقنية  لمعالجة وخزن البيانات وتداولها والتفاعل معها عبر شبكات المعلومات مساحة رحبة  أخذة النماء من بين أبحاث تقنية المعلومات المختلفة .                                                                 

 عناصرأمن المعلومات(ما الذي نحميه- بوجه عام- بالنسبة للمعلومات):

       ان أغراض أبحاث واستراتيجيات ووسائل أمن المعلومات-سواء من الناحية التقنية   أوالادائية وكذا هدف التدابير التشريعية قي هذا الحقل، ضمان توفر العناصر التالية لأية معلومات يراد توفير الحماية الكافية لها:

w     السرية والموثوقية:    confidentiality

         وتعني التأكد من أن المعلومات لا تكشف ولا يطلع عليها من قبل أشخاص غير مخولين بذلك.

w     التكاملية وسلامة المحتوى: integrity

          التأكد من أن المعلومات محتواها صحيح ولم يتم تعديله أوالعبث به وبشكل خاص  لن يتم تدمير المحتوى أوتغييره أو العبث به في أية مرحلة من مراحل المعالجة أو  التبادل سواء في مرحلة التعادل الداخلي مع المعلومات أو عن طريق تدخل غير  مشروع .

w  استمرارية توفرالمعلومات أو الخدمة: availability

            التأكد من استمرارية عمل النظام المعلوماتي واستمرار القدرة على التفاعل مع المعلومات وتقديم الخدمة لمواقع المعلوماتية وأن مستخدم المعلومات لن يتعرض  الى منع استخدامه لها أو دخوله اليها.

            

w       عدم انكار التصرف المرتبط بالمعلومات ممن قام به: non repondiation

          ويقصد به ضمان عدم انكار الشخص الذي قام بنصرف ما متصل بالمعلومات أولمواقعها  انكار  أنه  هو  الذي  قام  بهذا  التصرف  ،  بحيث  تتوفر  قدرة  اثبات  أن  تصرفا ما قد تم من شخص ما في وقت معين.

2- منطلقات خطة حماية المعلومات:

           ان ضمان عناصر أمن المعلومات كلها أو بعضها يعتمد على المعلومات محل الحماية واستخداماتها وعلى الخدمات المتصلة بها فليس كل المعلومات تتطلب  السرية وضمان عدم الافشاء، وليس كل المعلومات في مؤسسة واحدة بذات  الأهمية من حيث الوصول لها أو ضمان عدم العبث بها، لهذا تنطلق خطط أمن  المعلومات من الاجابة عن سلسلة تساؤلات متتالية:

 

التساؤل الأول: ما الذي نريد أن نحميه؟ 

           والاجابة على هذا التساؤل تحدد تصنيف البيانات والمعلومات من حيث أهمية الحماية، اذ تصنف المعلومات تبعا لكل حالة على حدى، من معلومات لا تتطلب  الحماية، الى معلومات تتطلب حماية قصوى .

التساؤل الثاني: ما هي المخاطر التي تتطلب منها حماية؟  

 

             تبدأ عملية تحديد المخاطر بتصور كل خطر قد يمس المعلومات محل الحماية أو يهدد أمنها، ابتداء من قطع مصدر الكهرباء عن الكمبيوتر وحتى مخاطراختراق  النظام الخارج بواحد أو أكثر من وسائل الاختراق عبر نقاط الضعف، مرورا  باساءة الموظفين استخدام كلمات السر العائدة لهم، وتصنف المخاطر من حيث  مصدرها ومن حيث وسائل تنفيذها، ومن حيث غرض المتسببين في هذه المخاطر،  ومن حيث أثرها على نظام الحماية وعلى المعلومات محل الحماية . 

التساؤل الثالث : كيف يتم توفير الحماية للمعلومات ؟                                  

            وهنا نجد لكل مؤسسة أو هيئة طريقتها الخاصة في توفير الحماية أو الأمن من المخاطر محل التحديد وفي حدود امكاناتها المادية والميزانية المخصصة للحماية، فلا تكون اجراءات الحماية رخوة ضعيفة وبالمقابل لا تكون مبالغا بها الى حد يؤثر  على عنصر الأداء في النظام محل الحماية.