فبراير 2015
no image

at 4:29:00 م 0
 خطوات و طرق تقييم أنظمة الرقابة في المنظمة



السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته اخواني اخواتي الكرام متتبعي مدونة لمتخصص
Www.ecomedfot.blogspot.com


و مدونة قناة المتخصص
http://netspeker.blogspot.com/

اهلا و سهلا بكم زوار و متتبعي مدونة المتخصص في هذا الشرح الجديد الذي يخص

اخي الكريم لا تنسى ان تضع تعليقك اسفل الموضوع اذا اعجبك هذا الموضوع ....

هذا الشرح مقدم اليكم بشكل حصري على مدونة المتخصص ...........

سنبدأ بالشرح و ما عليك الا قليل من التركيز فقط ، فالامر ليس بالصعب بل يتطلب قليل من الفهم و التركيز.....

لهذا تابع معنا شرح كيف ندرج هذه القائمة الذكية خطوة بخطوة على مدونة المتخصص .......


خطوات و طرق تقييم أنظمة الرقابة في المنظمة

اولا: مكانة تقييم النظام من برنامج المراجعة في المنظمات:

           عند الحديث عن طرق تقييم أنظمة الرقابة الداخلية، يواجهنا دائما السؤال الآتي: أيهما يسبق الآخر؟, فحص و تقييم أنظمة الرقابة الداخلية؟ أم إعداد برامج المراجعة؟. و يرجع هذا التساؤل إلى ما ذكر في أحد معايير المراجعة بأن برنامج المراجعة يجب أن يعد على أساس تقييم سليم لأنظمة الرقابة الداخلية، و لكن عملية التقييم في حد ذاتها تعتبر جزءا من برنامج المراجعة. وقد ظهرت عدة اقتراحات يتضمن كل منها جوابا لحل هذه المشكلة.

              فقد اقترح احد رجال الأعمال المشتغلين في المنشآت صغيرة الحجم بأنه على المراجع وهو بصدد إعداد لبرنامج المراجعة، افتراض عدم سلامة أنظمة الرقابة الداخلية، و إذا تبين له بعد ذلك سلامة و فاعلية هذه الأنظمة أثناء عملية المراجعة، فانه يقوم بخفض حجم العمليات التي يقوم بفحصها إلى الحد الذي يعتبر مناسبا لهذه الأوضاع.

             و ظهر رأي آخر يقضي بأن برنامج المراجعة يجب أن يستند إلى المعلومات المتاحة للمراجع من خلال ملفاته الدائمة و مراجعته الأولية لأنظمة الرقابة الداخلية قبل البدء في عملية المراجعة. ومن الملاحظ أن برنامج المراجعة في هذه الحالة يكون تجريبيا في طبيعته، قابلا للتعديل و التنقيح طبقا لما تسفر عنه عملية المراجعة من حقائق تتعلق بمدى كفاية أنظمة الرقابة الداخلية و التي يجب أن تؤخذ في الحسبان. مع الملاحظة أن الدراسة الأولية لأنظمة الرقابة الداخلية تتناول فقط العمليات الروتينية، بحيث تستبعد العمليات غير العادية و التي لا يمكن التنبؤ بها مثل عمليات بيع بعض الأصول الثابتة. ومن ثم نجد أن المراجع يقوم بوضع الخطوط العريضة لبرنامج المراجعة على افتراض عدم حدوث أي تغييرات في فاعلية أنظمة الرقابة الداخلية من العام الماضي إلا إذا أظهرت الحقائق عكس ذلك. و بذلك يجب أن يتصف برنامج المراجعة بالمرونة الكافية لمقابلة الظروف المختلفة التي تنكشف خلال تنفيذ عملية المراجعة.

                و هناك اتجاه بقضي بأن تتم دراسة أنظمة الرقابة الداخلية للعمليات المختلفة داخل المشروع على عدد من السنوات. و في هذه الحالة يقوم المراجع بإعداد سجل دائم يجمع فيه نتائج دراساته عن أنظمة الرقابة الداخلية داخل المشروع على عدد من السنوات. فقد يهتم في السنة الأولى بدراسة و فحص أنظمة الرقابة الداخلية لعمليات المخزون و في السنة الثانية لعملية الأجور و الثالثة...الخ.

              و نحن نرى أن هذا الاتجاه يستوجب ضرورة بقاء المراجع لمدة طويلة كمراقب للنظام لإحدى الشركات. و لكن يمكن أن نسير وفقا لهذا الاتجاه طالما أن كل إدارة من إدارات المراجعة تقوم بمراجعة عدد معين من الشركات دون غيره. و من ثم فتوحيد جهة المراجعة يؤدي إلى القيام بدراسة عميقة لأنظمة الرقابة الداخلية لعدد معين من السنوات.

ثانيا: مشاكل تقييم أنظمة الرقابة الداخلية في المنظمات:

        إن عملية تقييم أنظمة الرقابة الداخلية يؤدي لسوء الحظ إلى ظهور بعض المشاكل لعل أهمها:
المشكلة الأولى: أن المراجعين سوف يتوصلون إلى نتائج مختلفة نتيجة تقييم نظام الرقابة الداخلية لإحدى المنشآت، و لعل ذلك يرجع إلى عدة أسباب منها:

1-   اختلاف المعايير الشخصية لكل منهم، فما يعتبر ملائما بالنسبة لأحدهم قد لا يعتبر كذلك بالنسبة للآخر.
2-   استخدام طرق مختلفة للتقييم.
3-   وضع اولويات مختلفة للعناصر التي يتكون منها نظام الرقابة الداخلية.   

       المشكلة الثانية: فهي تنبع من عملية التقييم في حد ذاتها. ذلك لأن عملية التقييم تستنفذ جزءا كبيرا من الزمن، و لذلك يجد المراجع نفسه أمام معيارين أحدهما يجعله يندفع في عملية التقييم إلى حد يجعل العمليات الأخرى تفقد الأهمية اللازمة لها، و الآخر يجعله يؤجل عملية التقييم إلى ما بعد الانتهاء من عملية المراجعة كلها. و لا شك أن الذي يؤدي إلى وجود هذه المشكلة هو إغراء كل من التيارين و أن عملية التقييم تعتبر عبئا على المراجع من ناحية أخرى.

             المشكلة الثالثة: فهي صعوبة الحكم على فاعلية أنظمة الرقابة الداخلية كوحدة واحدة، نتيجة للعلاقات الداخلية المعقدة بين مختلف الحسابات و خاصة عند التعمق في عمليات الفحص و الدراسة.

           غير أن هذه المشاكل لا تقلل من ضرورة و أهمية عملية التقييم، ويجب المعمل على تذليلها بما يحقق كفاية في الأداء.

ثالثا: خطوات تنظيم أنظمة الرقابة الداخلية في المنظمات:

              بالرغم من تعدد طرق التقييم، نجد أن عملية تنظيم أنظمة الرقابة الداخلية تمر بعدد من الخطوات هي:

1- جمع الحقائق و المعلومات عن النظام:
               تهدف هذه الخطوة إلى تكوين نظرة عامة و شاملة عن نواحي الرقابة الداخلية داخل الوحدة، و أنظمة الرقابة التي تم تصميمها لنواحي النشاط المختلفة، وما يجب أن تكون عليه عملية تشغيل هذه الأنظمة. و بعبارة أخرى تعني هذه الخطوة جمع المعلومات عن الدورة المستندية و الخرائط التنظيمية و التوصيف الوظيفي، و دليل الإجراءات و خرائط التدفق داخل الوحدة.  من الملاحظ في هذه الحالة ضرورة حصول المراجع على قرنية يمكن الاعتماد عليها في الدفاع عن هذه المعلومات و من بينها: التقرير الوصفي، و خرائط التدفق، و قوائم الأسئلة. و يضيف البعض إلى هذه المصادر الملاحظات الشخصية للمراجع و مناقشاته مع العاملين داخل الوحدة، وما تشتمل عليه ملفاته الدائمة في السنوات السابقة عن الوحدة محل الفحص.

2- فحص النظام: تعني هذه الخطوة اختبار التنفيذ الفعلي لنظام الرقابة الداخلية و التحقق من أن تشغيله يتم وفقا لما هو محدد مسبقا. و من ثم تهدف هذه الخطوة إلى التعرف على التشغيل الفعلي للنظام ومدى مسايرته للحقائق التي تم التوصل إليها في الخطوة الأولى، و التي تحدد ما يجب أن يكون عليه النظام و تشتمل هذه الخطوة على نقطتين أساسيتين هما:

أ- مجموعة من اختبارات مدى التمشي أو مدى الالتزام.
ب- مراعاة التوقيت المناسب للاختبارات.

               و بالنسبة للنقطة الأولى، نلاحظ أن نجاح أي نظام للرقابة الداخلية يعتمد في الواقع على كيفية تشغيل النظام و مدى تفهم العاملين لواجباتهم. ومن ثم فإن على المراجع ضرورة التأكد من أن إجراءات الرقابة الداخلية تطبق كما هي محدد لها في النظام الموضوع.. و لكي يتحقق ذلك يقوم المراجع بعمل بعض الاختبارات للتأكد من مدى مسايرة الإجراءات المطبقة فعلا مع ما هو محدد مسبقا. و من بين هذه الاختبارات المراجعة المستندية للعمليات، التحقق من أرصدة الحسابات، هذا بالإضافة إلى ملاحظة تصرفات العاملين خلال عملية التنفيذ، و إجراء حوار معهم للاستفسار عن أية موضوعات يرى المراجع أنها ضرورية للتحقق من مدى مسايرة التنفيذ الفعلي لما هو محدد مسبقا في النظام.

            فمن خلال اختبارات المراجعة المستندية، تتم مراجعة اختبارية لمجموعة من العمليات منذ نشأتها حتى يتم إظهار تأثيرها النهائي، مع التركيز على إجراءات الرقابة الداخلية الموضوعة. وهنا يجب مراعاة نقطة هامة و هي أن اختبارات مدى التمشي لا تعني فقط التحقق من تشغيل أنظمة الرقابة الداخلية كما هو محدد لها، ولكن تتضمن ضرورة مراعاة نواحي التعارض الموجودة و التي تتنافى مع الخطوط العريضة لأي نظام فعال للرقابة الداخلية. فمثلا إذا إتضح أن هناك شخص يقوم بعملية أكملها أو أن هناك أحد العاملين يجمع بين المحافظة على الأصل وتسجيل تحركات هذا الأصل، فلا بد على المراجع أن يبرز تلك النواحي و أن يقترح السبيل إلى تـلافيها.

4-   تقييم النظام:

               تمثل هذه الخطوة، آخر خطوات عملية دراسة وتقييم أنظمة الرقابة الداخلية. فبعد جمع الحقائق و المعلومات عن تصميم النظام و فحص الطريقة التي يتم بها تشغيله، سيصبح   المراجع في موقف يسمح له بالحكم على مدى فاعلية و كفاءة النظام و من ثم تحديد درجة الاعتماد عليه و التي بدورها ستؤثر على إجراءات المراجعة الملائمة بهدف إعداد التقرير و إبداء الرأي في صحة و سلامة النظام محل الفحص، وتشتمل هذه الخطوة على إبراز نواحي الضعف الموجودة في أنظمة الرقابة الداخلية لأوجه النشاط المختلفة داخل الوحدة. ويتعين على المراجع قبل التوصل إلى حكم عن مدى فاعلية و كفاءة أي نظام للرقابة الداخلية، القيام بعدة اختبارات. و من الملاحظ أن طبيعة و حجم هذه الاختبارات يتوقف على درجة الخطر المترتبة بالعنصر أو المجال محل الفحص، و ينبع هذا الخطر من مصدرين، الأول مدى فاعلية نظام الرقابة الداخلية و الثاني طبيعة العنصر أو المجال في حد ذاته، فإذا اتضح من الدراسة و الفحص فاعلية نظام الرقابة الداخلية للعنصر، فذلك يعني تخفيض درجة الخطر و من ذم تخفيض حجم الاختبارات الواجب القيام بها. ومن ناحية أخرى تلعب طبيعة العنصر دورا في تحديد حجم و طبيعة الاختبارات المطلوبة. ففي حالة الأصول النقدية و التي يكون من السهل إخفاؤها مع الصعوبة في تحديد المالك لها، تزيد درجة الخطر المصاحبة لها، بعكس الحال بالنسبة للتجهيزات الآلية حيث يكون من الصعب إخفاؤها مع سهولة تحديد ملكيتها مما يجعل درجة الخطر لهذه العناصر يقل بدرجة كبيرة.

               ومن ثم يمكن القول أنه بعد تحديد درجة الخطر المصاحبة لكل عنصر من عناصر القوائم المالية و لكل مجال من مجالات الأنشطة داخل الوحدة، يستطيع المراجع تحديد طبيعة و مدى الاختبارات اللازمة لاستكمال عملية المراجعة، وتنقسم هذه الاختبارات إلى نوعين رئيسيين هما:

أ‌-   اختبارات تفصيلية للعمليات و أرصدة الحسابات. وذلك لمواجهة الخطر المصاحب لك حساب أو نشاط معين سواء نتيجة لطبيعة العنصر أو النشاط، أو لنواحي الضعف و القصور في نظام الرقابة الداخلية المرتبط بأي منهما.
ب‌-   دراسة تحليلية للمعدلات و الاتجاهات، بجانب إجراء فحص لأية انحرافات أو تغييرات جوهرية، أو لأي عناصر غير عادية. و بالرغم من إمكانية استخدام بعض الأساليب الرياضية و الإحصائية ( مثل تحليل الانحدار) في هذا الصدد، فأنه ما زال يعتمد على الحكم الشخصي للمراجع.

              و أخيرا، فبعد أن ينتهي المراجع من جمع الحقائق المتعلقة بأنظمة الرقابة الداخلية و التعرف على طريقة تشغيلها و تقييم مدى فاعليتها، فأنه يتعين عليه إعداد تقرير بما توصل إليه من نتائج، مع إبراز مجموعة من الاقتراحات لتحسين النظام و لمعالجة نواحي الضعف القائمة. و لا شك أن هذه الاقتراحات ستعود بالفائدة على كل من الإدارة والمراجع في المستقبل إذا خرجت إلى حيز التطبيق. و غالبا ما يتخذ هذا التقرير الصبغة غير الرسمية و يوجه إلى المدير المالي أو لرئيس قسم المراجعة الداخلية أو لأي شخص في الإدارة يرى المراجع أنه سوف يستجيب لتلك التوصيات و لديه السلطة لاتخاذ القرارات الضرورية لتنفيذها.

                و لقد اقترحت بعض كتابات المحاسبين و المراجعين تطبيق أسلوب "المنهج العلمي" أو "الطريقة العلمية" في تقييم أنظمة الرقابة الداخلية. و لقد أوضحت هذه الكتابات أن الدراسة و تقييم أنظمة الرقابة الداخلية تشتمل على خطوتين أساسيتين، الأولى جمع القرائن و الأدلة، و الثانية اتخاذ قرار بشأن مدى سلامة و فاعلية النظام. و استنادا إلى الطريقة العلمية ( المنهج العلمي) فإن دراسة و تقييم أنظمة الرقابة الداخلية سوف تشمل على الخطوات المنهجية التالية:

أ- الاعتراف بالحقائق و المشاكل و البيانات الأولية المطلوبة لتكوين فرض أو عدد من الفروض القابلة للفحص و الاختبار.
              فالإدارة تعلن دائما بأن لديها نظاما سليما للرقابة الداخلية، على الرغم من أن التطبيق العلمي غالبا ما يظهر عكس ذلك. ومن ثم يتعين على المراجع ضرورة تحديد درجة الثقة في النظام. و لقد أدى ذلك إلى أن الفرض الذي نحاول اختباره في هذه الحالة يرتبط بتحديد ""الدرجة" أو "المدى" للثقة في النظام المطبق.

ب- صياغة الفرض أو الفروض بطريقة يسمح معها بالرفض أو القبول. و في كلتا الحالتين يتم اتخاذ قرارات تتناسب مع الموقف المعين.
               فمن الملاحظ أنه ليس من السهل على المراجع أن يرفض الفرض القائل بأن "نظام الرقابة الداخلية موثوق به"، كما يتحدث في المجالات الأخرى و التي تطبق الطريقة العلمية. و لكن يتعين عليه في هذه الحالة أن يتعمق في الدراسة و يوسع من اختباراته للتعرف على نواحي الضعف و اقتراح ما يراه مناسبا لتلافيها في المستقبل. و نظرا لأننا نتعامل في هذا الصدد مع تحديد لدرجة الثقة في النظام، فإن المشكل الملائم للتساؤل و المرتبط بالفرض محل الاختبار يجب أن يحتوي على عدة درجات من الثقة المحتملة في النظام المطبق.  و قد تتراوح هذه الدرجات ما بين الممتاز، و جيد، و ملائم، و ضعيف، و عديم الثقة. ولا شك أن اهتمام المراجع سيتركز على الفرض الأول الذي ينص على أن النظام المطبق ممتاز، و لكن إذا اتضح أنه خلاف ذلك، فلا يتم رفض الفرض بأكمله و لكن يتعين على المراجع تحديد درجة الثقة من خلال اختيار أحد البدائل الأربعة الأخرى. و لا شك أن اختيار أحد البدائل الخمسة سوف ينعكس على طبيعة و توقيت إجراءات المراجعة.

ج- تجميع القرائن الكافية و التي تدعم القرار السابق اتخاذه ( مثلا درجة الثقة في النظام المطبق). وتشتمل هذه الخطوة على ناحيتين، الأولى اختيار الطرق و الإجراءات التي يمكن استخدامها لجمع القرائن، و الثانية هي أداء جميع الأعمال التي تنطوي عليها الطرق و الإجراءات السابق اختيارها.
           و من الطرق التي تستخدم في هذا الصدد لجمع القرائن الكافية، قائم الأسئلة و خرائط التدفق، والمراجعة المستندية.

طرق (وسائل) تقييم أنظمة الرقابة الداخلية:

             بالرغم من تعدد طرق دراسة و فحص و تقييم أنظمة الرقابة الداخلية فإنها تستهدف تحقيق غرض واحد هو المساعدة في التحديد الاقتصادي و الفعال للمدى الضروري للاختبارات التي يقوم بها المراجع. وهناك عدة طرق للتقييم منها:

أ-الرجوع إلى تعليمات النشأة و لوائحها الخاصة بتنظيم العمل في مراحله المختلفة. ثم إجراء اختبارات عملية على ما يجري تنفيذه بالفعل داخل الأقسام المختلفة.
ب-الرجوع إلى الخرائط التنظيمية و التي تبن المستويات التنظيمية داخل المشروع و تحدد فيها السلطة و المسؤولية.
ج-إتباع نظام الاستفسارات و تلقي الإجابة عنها، التي يمكن للمراجع عن طريقها أن يصدر رأيه عن مدى كفاية أنظمة الرقابة الداخلية الموجودة.

          و قد اعتمد المراجعين في ظل المدخل السائد حاليا لتقييم أنظمة الرقابة الداخلية على مجموعة من الطرق و الوسائل لإجراء ذلك التقييم، و من هذه السائل:

1- التقرير الوصفي:
           يعد المراجع ( أو أحد مساعديه) هذا التقرير ليشتمل على وصف كامل لنظام الرقابة الداخلية و ما يحتوي غليه من تدفق للمعلومات و تقسيم للواجبات، و طبيعة السجلات التي يتم الاحتفاظ بها. ويتم الحصول على هذه المعلومات من خلال المقابلات مع العاملين، و الرجوع إلى دليل الإجراءات، و الدورة المستندية و أية قرائن أخرى ملائمة.

             وعادة ما يتم عرض هذا التقرير على بعض المسؤولين داخل الوحدة لمراجعته و إبداء الرأي فيما إذا كان المراجع قد جانبه الصواب في تفسير بعض الأحداث، وذلك قبل كتابته في صورته النهائية. و في الفترات المالية التالية قد يتطلب الأمر تعديل هذا التقرير وفقا لم تظهره عملية المراجعة من تغيرات في سير العمليات. و من ثم فليس من الضروري إعداد تقرير جديد.

            و من مزايا هذه الوسيلة، أن التقرير الوصفي سيكون شاملا، و سيعد لكل عميل على حده مم ينتج عنه إلمام كامل من جانب المراجع لأنظمة الرقابة الداخلية، مما قد تعجز عنه أية وسيلة أخرى. و من ناحية أخرى فإنه يعاب على هذه الوسيلة أن إعداد التقرير يستنفذ الكثير من جهد و وقت المراجع و خاصة عند إعداده للمرة الأولى، و كذلك قد يتجاهل بعض الحقائق الهامة عن أنظمة الرقابة الداخلية نتيجة للسهو.

2- قوائم الأسئلة:
            تتطلب هذه الوسيلة تصميم مجموعة من الاستفسارات تتناول جميع نواحي النشاط داخل الوحدة، وتتوزع على العاملين لتلقي الردود عليها، ثم تحليل تلك الإجابات للوقوف على مدى كفاية نظام الرقابة الداخلية المطبق داخل الوحدة. و من الأفضل أن تقسم قائمة الأسئلة إلى عدة أجزاء، يخصص كل جزء منها لمجموعة من الأسئلة تتعلق بإحدى مجالات النشاط. و في معظم الحالات تصمم هذه الأسئلة للحصول على إجابات "نعم" أو "لا" حيث أن الإجابة بالنفي قد تعني احتمال وجود بعض نواحي القصور في الرقابة الداخلية. و تعتبر هذه الوسيلة من أكثر الوسائل استخداما بين المراجعين، لما تحققه من مزايا أهمها:

أ‌-       إمكانية تغطية جميع المجالات التي تهم المراجع عن تصميم مجموعة من الأسئلة لكل مجال.
ب‌-  إمكانية استخدام مبدأ التنميط في إعداد القوائم، مما يجعل من الممكن استخدامها قبل البدء في عملية المراجعة بفترة كافية.
ج- يمكن استخدام القوائم بواسطة أشخاص أقل تأهيلا و خبرة، بعكس الحال عند استخدام الوسائل الأخرى للتقييم.
د- تمدنا بمعيار يمكن استخدامه كمقياس لدى فاعلية الرقابة الداخلية الموجودة، و هذا ما تفتقر إليه الوسائل الأخرى للتقييم.











   مواضيع مماثلة :







الى هنا نأتي الى شرح هذا الدرس ، اشتركو معنا باستفساراتكم على مدونتنا مدونة المتخصص

نامل ان يكون الموضوع قد نال إعجابكم وإذا كان لديك أي إستفسار لا تتردد في طرحه من خلال التعليق اسفل الموضوع.....

قومو بوضع بريدكم على مدونتنا ليصلكم كل جديد



مزيد من المعلومات »
no image

at 4:24:00 م 0





السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته اخواني اخواتي الكرام متتبعي مدونة لمتخصص
Www.ecomedfot.blogspot.com


و مدونة قناة المتخصص
http://netspeker.blogspot.com/

اهلا و سهلا بكم زوار و متتبعي مدونة المتخصص في هذا الشرح الجديد الذي يخص

اخي الكريم لا تنسى ان تضع تعليقك اسفل الموضوع اذا اعجبك هذا الموضوع ....

هذا الشرح مقدم اليكم بشكل حصري على مدونة المتخصص ...........

سنبدأ بالشرح و ما عليك الا قليل من التركيز فقط ، فالامر ليس بالصعب بل يتطلب قليل من الفهم و التركيز.....

لهذا تابع معنا شرح كيف ندرج هذه القائمة الذكية خطوة بخطوة على مدونة المتخصص .......


مراجعة النقدية  للمنظمات:

           ينبغي أن يحدد المراجع وهو بصدد فحص النقدية مدى تطابق الأرصدة النقدية الظاهرة في الميزانية ومختلف التقارير الصادرة عن المصلحة المسؤولة مع الأرصدة النقدية الموجودة في الخزينة أو المودعة في البنك في تاريخ الميزانية ويجب أن يتأكد من أن الأرصدة النقدية معروضة في الميزانية بصورة سليمة.

            كما ينبغي القيام بتقييم أساليب الرقابة الداخلية للتأكد من سلامة الأساليب المتعلقة بتنفيذ العمليات النقدية وللتحقق من أنها توفر تأكيد مناسبا يتوافر إجراءات ووسائل ملائمة للكشف عن أي غش أو تلاعب كما يهدف هذا التقييم إلى أن الإجراءات الرقابية المختلفة المطبقة من طرف العاملين في الشركة، ويعتبر هذا الفحص في منتهى الأهمية بالنسبة لعناصر النقدية نظرا لأنها تعتبر أكثر الأصول تعرضا للتلاعب أو التزوير بسبب طبيعتها السائلة.

ويمكن تبويب هذه الإجراءات تحت مجموعتين:

أ)- إجراءات الرقابة المحاسبية الداخلية التي تترك مسارا من الدليل المستندي ولكنها لا تشمل تنفيذ العمليات أو قيد قيم نقدية، الأمثلة على ذلك الموافقة على بطاقات الوقت، والتوقيع المزدوج على الشيكات وإلغاء فواتير الموردين.
               وتشمل اختبارات التطابق في ظل هذه الإجراءات الرقابية فحص بطاقات الوقت والشيكات والفواتير للتأكد أنها تحصل على الموافقة المقبولة والتوقيع ثم ختم الإلغاء، ويتم فحص عينة من المستندات ثم إعداد ملخص عن التطابق مع إجراءات الرقابة.

ب)- إجراءات الرقابة المحاسبية الداخلية التي يحتاج إلى فصل مناسب للواجبات أو وجود قيود محاسبية أو إجراءات أساسية.

            أما اختبار التحقق قد زود بدليل على صحة ومناسبة الأرصدة والعمليات التي تساند هذه الأرصدة، ويمكن تقسيم هذه الاختبارات إلى مجموعتين:

1)- اختبارات تفاصيل الأرصدة والعمليات مثل تسوية أرصدة البنك والحصول على مصادقة مكتوبة لأرصدة حسابات المقبوضات من العميل مباشرة وفحص المستندات المؤيدة للإضافات على حسابات الأصول الثابتة.

2)- الفحص والتحليل للمعلومات المالية، ويشمل دراسة ومقارنة العلاقات بين البيانات لتحديد التذبذبات التي لم تكن متوقعة أو أي عناصر أخرى غير متوقعة، مثل مقارنة أرصدة الحساب مع أرصدة الفترات السابقة ومع الأرصدة المخططة لنفس الفترة ومقارنة النسب المالية للفترات السابقة.

اولا:  شرح مختصر لإجراءات المقبوضات النقدية سداد للبيع الآجل :

أ- لنفترض أن الشيكات الواردة من الزبائن يتم استقبالها في حجرة البريد كل صباح، ويرفق بكل شيك إشعار تحويل نقدية وهو ببساطة النصف العلوي من الفاتورة السابق إرسالها إلى العميل، ويشمل الإشعار اسم العميل وعنوانه، ورقم حسابه والمبلغ الواجب سداده.

ب- يقوم موظف البريد بتظهير الشيكات ثم يعد قائمة المقبوضات من نسختين، وتهدف هذه القائمة إلى إعداد سجل مبكر وكامل للنقود المقبوضة.
ويتم  تحويل الشيكات إلى أمين الصندوق وترسل النسخة الأولى من قائمة المقبوضات النقدية ومعها إشعارات تحويل النقدية إلى قسم حسابات المقبوضات، أما النسخة الثانية من قائمة المقبوضات النقدية فترسا إلى قسم الأستاذ العام.

             ويلاحظ أن وجود نسختين من قائمة المقبوضات النقدية وسير كل منهما بشكل مستقل في قسمي حسابات المقبوضات ودفتر الأستاذ العام يساعد على وجود اختبار جيد لدقة التشغيل في كل قسم بالمشروع.

ج- وفي قسم حسابات المقبوضات يتم عمل مطابقة لقائمة المقبوضات النقدية مع إشعارات تحويل النقدية، نزود هذه الخطوة باختبار إضافي لدقة واكتمال العمل، وبعد ذلك يتم الترحيل إلى حسابات أستاذ مساعد العملاء، وتحفظ كل من إشعارات التحويل النقدي وقائمة المقبوضات بالقسم.

د- وفي قسم الأستاذ العام يتم التحقق من قائمة المقبوضات النقدية ثم ترحل ثم تحفظ القائمة وكل شهر يتم مطابقة وتصريح المجاميع الرقابية مع كل تفاصيل حسابات أستاذ العملاء.

ه- أما أمين الصندوق في قسم المقبوضات النقدية، فيحصل على الشيكات من موظف حجرة البريد مباشرة ويضمها مع النقدية المأخوذة من آلة تسجيل النقدية، وتعد قسيمة إيداع، ومن مزايا تحويل الشيكات مباشرة من موظف البريد إلى أمين الصندوق هي أن الشيكات لا تستخدم في أي قيود في أقسام حسابات المقبوضات أو الأستاذ العام.

      بعد ذلك يأخذ أمين الصندوق النقود والشيكات ويودعها في البنك ويحصل من البنك على قسيمة الإيداع بعد ختمها.

1)- خريطة التدفق التي تشرح إجراءات المقبوضات النقدية سداد للبيع الآجل:

            إذا قام المراجع بتصميم خريطة تدفق النظام، فإنه يعد شكلا مبدئيا لدفق المعلومات والمستندات المستغلة بالنظام، ويتم إعداد خريطة التدفق باستخدام رموز معيارية بحيث يستطيع أي شخص لديه دراية بهذه الأمور أن يفهم النظام، فإذا استخدم المراجع بعض الرموز التي يستخدمها المشروع بصفة خاصة، فيجب عليه أن يعرف هذه الرموز أولا بحيث يستطيع قراءتها وتفسيرها، ورسم ملخصات تفيده عن النظام الذي تمثله هذه الرموز.

2)- مقارنة خرائط التدفق والعبارات التلخيصية:

          في بعض الأحيان يكمل كل خرائط التدفق والعبارات التلخيصية بعضها البعض، ويجب أن تعطى خرائط تدفق النظم تصويرا للتدفق العام للمعلومات من مستند لآخر، ومن قسم لآخر، وإذا أمكن من آلة لأخرى وبفحص هذا التوثيق.

3)- استقصاءات الرقابة المحاسبية الداخلية:

               قد لا يستطيع المراجع إتمام عملية فحص العناصر الرقابية دون حصوله على إجابات على الأسئلة الحساسة ويمكن تحديد الأسئلة المطلوب الإجابة عليها في الاستقصاءات من عدة عناصر.

-         من الشرح المختصر أو من خرائط التدفق.
-    من المحادثات مع العاملين بالمشروع، وفي الحقيقة أن هذين المصدرين متكاملان، لأن بعض المعلومات المأخوذة من الشرح بالكلمات ومن خرائط التدفق تأتي من هذه المحادثات.
-         اختبارات عناصر الرقابة.

1)-إعداد قوائم الاستقصاء:

              فيما يلي قائمة استقصاء كاملة نوجه مباشرة عن نظام المقبوضات النقدية سداد للبيع الآجل:


السؤال
الإجابة
إجراء بديل أو معلومات إضافية
1- هل يقوم أفراد مختلفون بمعالجة النقدية والوصول إلى قيود النقدية؟



2- هل يوجد تحديد رقابة مباشرة على الشيكات الواردة بالبريد؟



3- هل تتم الوديعة البنكية يوميا؟



4- هل يتولى أفراد مختلفون بمعالجة حسابات أستاذ مساعد العملاء والحسابات الإجمالية للعملاء؟



5- هل يتم التحقق من صحة ودقة المقبوضات النقدية وإشعارات التحويل النقدي؟



6- هل تعود قسيمة الإيداع التي يعتمدها البنك إلى شخص آخر بخلاف أمين الصندوق؟



7- هل تتم تسوية قسائم الإيداع البنكية مع إشعارات التحويل النقدي ومجاميع قائمة الشيكات قبل إتمام الإيداع البنكي؟




وعموما تعتبر استقصاءات الرقابة المحاسبية الداخلية عنصرا هاما في فحص نظم الرقابة المحاسبية الداخلية، ورغم أن الطرق الأحدث ( مثل خرائط التدفق ) قد وجدت قبولا كبيرا، إلا أن أسلوب قوائم الاستقصاء مازال منتشرا بين الكثير.

            وعموما يؤدي هذا الأسلوب على قيام المراجع بتحديد الإجابات في نعم أو لا على الأسئلة الموجودة في النموذج وهذا في حد ذاته أسلوب عملي، ولكنه قد يؤدي إلى الحصول على فحص قليل الجودة إذا لم يفكر المراجع كثيرا في الإجابات على الاستقصاءات عن السنة الماضية، وهنا يمكن القول أن الإجابات يجب أن تتحدد فقط بعد الفحص المعقول لخرائط التدفق والملخصات الكلامية ونتائج المحادثات والملاحظات وغيرها.

2)- التقييم المبدئي لعناصر بالنظام الرقابة:

        بعد إتمام فحص الرقابة المحاسبية الداخلية، يجب على المراجع إعداد تقييم مبدئي لعناصر الرقابة ويعد ملخص مؤقت عن مدى الثقة التي يمكن بناؤها على هذه الرقابة.

           ويكون الملخص مؤقتا لأنه يتم اختبار عناصر الرقابة للتأكد من أنها تتفق مع الروتين العادي للمشروع.

           وإذا وجدت نقاط ضعف هامة في عناصر الرقابة، فيجب ألا يعتمد المراجع على هذه الرقابة، مما يؤدي إلى ضرورة الاعتماد الكامل على اختبارات تفاصيل العمليات وأرصدتها في هذا المجال بالاعتماد على الفحوصات التحليلية للوصول إلى الدليل المطلوب.

            إن توافر رقابة محاسبية داخلية كافية في المجال موضوع الفحص يسمح للمراجع أن يعول بعض الثقة في الرقابة، وقد يعتمد حجم الثقة على نقاط الضعف الغير هامة التي يجدها المراجع أثناء الفحص.

          في حالة للتقييم المبدئي لمختلف عناصر الرقابة في نظام المقبوضات النقدية سداد للبيع الأجل، يأخذ التقييم المبدئي الخطوات التالية:

-         تحديد الأخطاء أو الأعمال الغير قانونية التي تحدث في النظام.
-         تحديد إجراءات الرقابة التي يمكنها أن تمنع أو تكشف هذه الأخطاء أو الأعمال الغير قانونية.
-         تحديد ما إذا كانت هذه الإجراءات الرقابية تعتبر جزءا من النظام.
-          
نموذج للتقييم المبدئي لعناصر الرقابة في نظام النقدية

الأخطاء أو الأعمال الغير قانونية التي قد تحدث في النظام
الإجراءات المعيارية للرقابة المحاسبية الداخلية التي تمنع أو تكشف هذه الأخطاء أو الأعمال
الإجراءات المطبقة فعلا بالنظام
تأثير الإجراءات المطبقة فعلا بالنظام على عملية المراجعة
1- الرقابة على وديعة المقبوضات النقدية:
يستطيع أمين الصندوق اقتطاع جزء من النقود من الوديعة اليومية. 
يجب تسويق مجاميع قسائم الإيداع البنكي مع إشعارات تحويل النقدية، ومجاميع قوائم الشيكات الواردة.
لم يتم عمل هذه التسوية.
إرسال مصادقات إضافية إلى العملاء.
2- قيد المقبوضات النقدية سداد للبيع الآجل:
يستطيع موظف استقبال البريد أن يحذف بعض الشيكات الواردة من قائمة الشيكات أو قد لا يقوم بإعداد قائمة الشيكات الواردة.
يجب إرسال قوائم حساب شهرية للزبائن، توضح أرصدتهم على أن يقوم بذلك قسم آخر.
يتم إعداد هذه الإجراءات.
يزود هذا الإجراء بأساس مناسب للثقة.
3- ترحيل المقبوضات النقدية إلى حسابات العملاء:
يمكن حذف عمليات الترحيل لبعض العملاء.






نموذج للتقييم المبدئي للمقبوضات النقدية
الرقابة
 درجة الثقة في الرقابة وأسباب ذلك
أسباب عدم الثقة في الرقابة
أشكال اختبارات التحقق المتعلقة بدرجة الثقة
تأثير التقييم المبدئي على اختبارات التحقق المتعلقة بالعنصر الرقابي
1- الإيداع البنكي اليومي للمقبوضات النقدية سداد للبيع الآجل


1-
أ)فحوصات تحليلية
ب)مطابقة لأرصدة الحسابات
ج)اختبارات لتحديد مناسبة السماح بوجود ديون مشكوك فيها

2- قيد المقبوضات نقديا سداد للبيع الآجل


2-
أ)فحوصات تحليلية
ب)مطابقة لأرصدة الحسابات
ج)اختبارات لتحديد مناسبة السماح بوجود ديون مشكوك فيها

3- ترحيل المقبوضات النقدية سداد للبيع الآجل


3-
أ)فحوصات تحليلية
ب)مطابقة لأرصدة الحسابات
ج)اختبارات لتحديد مناسبة السماح بوجود ديون مشكوك فيها



3)- أمثلة على اختبارات التطابق:

           تعتبر اختبارات التطابق الخطوة الثالثة، وكما سبق ذكره، قد يؤدي الفحص والتقييم المبدئي للرقابة المحاسبية الداخلية إلى وجود الثقة في بعض عناصر الرقابة، وهنا يمكن تقليل إجراءات المراجعة المتعلقة بالتحقق.

          وفي بعض الحالات قد يرى المراجع أن جهود اختبارات التطابق لبعض عناصر الرقابة تكون مكلفة جدا، وتحتاج إلى وقت طويل مقابل الاستفادة منها في تقليل اختبارات التحقق لنفس مجموعة العمليات.

ثانيا: الاختبارات المتعلقة بوجود التطابق

أ)- الطريقة الأولى:

من أمثلة اختبارات التطابق، ملاحظة الإجراءات:
وفيما يلي مناقشة طريقتين لاختبارات التطابق هما:
-         طريقة ملاحظة الإجراءات.
-         طريقة السير خلال العملية.

1)- طريقة ملاحظة الإجراءات:

مثال: قد يقوم المراجع بتتبع العملية أو مجموعة العمليات من البداية حتى النهاية، وتكون العملية في هذا النظام كالآتي:

من ح/ نقدية
                 إلى ح/ مدينون
وتبدأ الإجراءات في حجرة البريد، وتنتهي في أقسام المبيعات والأستاذ العام، وحسابات المقبوضات.
وقد تأخذ العملية الشكل التالي:

1-  ملاحظة معالجة النقدية، وإشعارات تحويل النقدية، والتأكد من وجود خاتم التظهير على كل شيك، ويلاحظ أن النقدية ترسل إلى أمين الصندوق كما ترسل إشعارات تحويل النقدية وقائمة الشيكات الواردة إلى قسم حسابات المقبوضات.
2-   ملاحظة إعداد قسيمة الإيداع حتى يمكن:
-         تحديد ما إذا كان عدد محدود من الموظفين هو الذي يقوم بعملية الإعداد أو الإطلاع عليها أو تداولها.
-         التأكد أن كل المقبوضات الواردة خلال اليوم يتم إيداعها دون مساس أو تبديل.
-         إتمام إعداد تسوية قسائم الإيداع مع قائمة الشيكات الواردة.
3-  مرافقة أمين الصندوق إلى البنك، وفي بعض الحالات قد يرغب المراجع ترك خطاب مصادقة في البنك، يعود إلى هذا الخطاب مباشرة إلى المراجع ويحوي شهادة أن الوديعة قد تمت إضافتها إلى حساب المشروع.
4-  التأكد من أنه قد تم تطابق كل من قسيمة الإيداع مع قائمة الشيكات الواردة، والتي تم معالجتها في قسمي الأستاذ وحسابات المقبوضات.
5-  التأكد من ترحيل إجمالي المبالغ الموجودة في قسيمة الإيداع إلى النقدية وحسابات المقبوضات، بالإضافة إلى التأكد من ترحيل المبالغ المنفردة الموجودة بقسائم الإيداع إلى حسابات الأستاذ المساعد المناسبة.

2)- طريقة السير خلال العملية:

           وفي بعض الحالات يسير المراجع خلال العملية التي تم قيدها فعلا هنا يقوم المراجع باختبار مدى وجود التطابق، فإذا كان السير خلال العملية كافيا، فنفترض توفر شرح كافي وأن ما يفترض حدوثه، هو الذي يحدث فعلا.

               ويستخدم بعض المراجعين أسلوب السير خلال العملية كأسلوب لتطوير فهمهم لعناصر الرقابة والتحقق من دقة خرائط التدفق، والشرح المختصر، وعناصر التوثيق الأخرى وفي بعض الأحيان قد يتم تبويب السير خلال العملية على أنه جزء من عملية الفحص، كما قد يحتاج الأمر إلى أسئلة وملاحظات إضافية خلال عملية اختبار التطابق.

ب)- الاختبارات المتعلقة بتحديد درجة التطابق:

            هنا لا يبحث المراجع في وجود التطابق، ولكنه يبحث في درجة التطابق الموجودة على مستوى محتمل، وفيما يلي أحد أشكال الاختبارات لدرجة التطابق.
اختيار عينة من فواتير الشراء، وفحص الموافقة على إعدادها وذلك بهدف التأكد من قيام شخص مسئول بفحص الفواتير.

ج)- الاختبارات ذات الهدف المزدوج:

         والهدف المزدوج هو هدف اختبار التطابق، وهدف اختبار التحقق وكمثال اختيار عينة من قسائم الإيداع ثم تتبع ترحيل الأسماء والتواريخ والمبالغ في حسابات الأستاذ المساعد للعملاء، والهدف من هذا الاختبار هو تأكد المراجع من أن عناصر الرقابة على المقبوضات النقدية تعمل كما سبق تحديدها، وأن المقبوضات النقدية ترحل بدقة.

        نموذج لاختبار التطابق لعناصر الرقابة على المقبوضات النقدية سداد للعمليات الآجلة
جدول يوضح نموذج لاختبار التطابق

الاختبار
هدف الاختبار
-    إيداع المقبوضات النقدية سدادا لحساب مدين.
-    قيد المقبوضات النقدية سدادا لحساب مدين.
-    ترحيل المقبوضات النقدية سدادا لحساب مدين.
-    تتبع المعلومات من قيد المقبوضات النقدية حتى قيد الودائع.
-    تتبع المعلومات من قيد الودائع حتى قيد المقبوضات النقدية.
-    تتبع الترحيلات من قيد المقبوضات النقدية حتى حساب أستاذ مساعد العملاء.
  









   مواضيع مماثلة :







الى هنا نأتي الى شرح هذا الدرس ، اشتركو معنا باستفساراتكم على مدونتنا مدونة المتخصص

نامل ان يكون الموضوع قد نال إعجابكم وإذا كان لديك أي إستفسار لا تتردد في طرحه من خلال التعليق اسفل الموضوع.....

قومو بوضع بريدكم على مدونتنا ليصلكم كل جديد



مزيد من المعلومات »
الاشتراك في: الرسائل (Atom)